Laptop Tracking — руководство пользователя

Внутренний инструмент Team One Marketing Solutions для учёта ноутбуков, передаваемых партнёрам на тест-драйв.

URL: https://laptops.teamone.marketing

1. Роли и учётные записи

В системе три роли. Администратор и менеджер входят по email + паролю; партнёр получает персональную ссылку по email — никакой учётной записи у него нет.

1.1 Администратор

Полный доступ к системе.

Что может:

  • Всё что может менеджер +
  • Добавлять / редактировать / архивировать ноутбуки
  • Управлять пользователями (создавать, редактировать, деактивировать, сбрасывать пароли)
  • Получать уведомления о новых отзывах

Учётные данные для входа получи у администратора системы (или у того, кто отправил тебе эту инструкцию). Сразу после первого входа: открой меню профиля (аватар справа сверху) → «Сменить пароль» → задай постоянный.

1.2 Менеджер

Ежедневная работа с выдачами.

Учётные данные получи у администратора. Менеджер может сменить свой пароль через меню профиля → «Сменить пароль».

Что может:

  • Видит список ноутбуков, может менять их статус
  • Создаёт записи о выдаче партнёрам
  • Оформляет возврат ноутбука
  • Перевыпускает ссылку на отзыв
  • Получает напоминания о датах возврата и просрочках

Что НЕ может:

  • Добавлять / удалять ноутбуки
  • Управлять пользователями
  • Редактировать чужие данные

1.3 Партнёр

Получает письмо с уникальной одноразовой ссылкой на страницу отзыва (английский). Не заходит в систему как пользователь.

Поток:

  1. Менеджер создаёт выдачу в системе → партнёр получает email с ссылкой
  2. Партнёр переходит по ссылке, видит модель ноутбука и форму: три оценки по 5 звёзд + необязательный комментарий
  3. После отправки ссылка становится недействительной
  4. Если партнёр не оставил отзыв за 3 дня до возврата — система шлёт напоминание

2. Основные сценарии

2.1 Первый вход и смена пароля

  1. Открой https://laptops.teamone.marketing/login
  2. Введи email и временный пароль
  3. Попадёшь на «Дашборд»
  4. Справа сверху: аватар с буквой → «Сменить пароль»
  5. Укажи текущий пароль + новый (минимум 10 символов, хотя бы одна буква и одна цифра)

2.2 Добавить нового менеджера (только администратор)

  1. Меню слева → «Пользователи»
  2. Кнопка «+ Добавить пользователя»
  3. Заполни: имя, email, роль (Manager), пароль
  4. Сохранить — пользователь сможет залогиниться сразу

2.3 Добавить новый ноутбук (только администратор)

  1. Меню слева → «Ноутбуки» → «+ Добавить ноутбук»
  2. Заполни: модель, процессор, RAM, накопитель, серийный номер (уникальный, только A-Z, цифры, дефис), инвентарный тег (необязательно), заметки
  3. Сохранить — статус автоматически выставится в «Доступен»

2.4 Выдать ноутбук партнёру

  1. Меню слева → «Выдачи» → «+ Новая выдача»
  2. Выбери ноутбук из списка (в списке только доступные и готовые)
  3. Заполни имя партнёра, его email, дата выдачи (по умолчанию сегодня), ожидаемый возврат (не больше 120 дней)
  4. «Создать» — произойдёт автоматически:
    • Статус ноутбука → «Выдан / На тесте»
    • Партнёру на email уйдёт ссылка на отзыв
    • Выдача получит статус «Активна»

2.5 Перевыпустить ссылку на отзыв

Если партнёр потерял email или срок ссылки истёк.

  1. Открой страницу выдачи
  2. Кнопка «Перевыпустить ссылку» в блоке «Отзыв»
  3. Старая ссылка сразу перестаёт работать, партнёру уходит новая

2.6 Оформить возврат

  1. Открой страницу выдачи
  2. Кнопка «Оформить возврат»
  3. Заполни: фактическая дата возврата, состояние (В порядке / Следы использования / Повреждён), комментарий
  4. «Оформить» — произойдёт автоматически:
    • Статус ноутбука → «Возвращён»
    • Статус выдачи → «Ждёт отзыв» (если отзыв ещё не получен) или «Завершена»

2.7 Проверить ноутбук после возврата

Ручное обновление статуса ноутбука:

  1. Открой карточку ноутбука
  2. В блоке «Статус» — выпадающий список: «На проверке» → после осмотра «Готов к выдаче» или «Требует ремонта»

2.8 Посмотреть отзыв партнёра

Администратор получает email сразу после отправки отзыва партнёром.

В системе:

  • Меню слева → «Отзывы» — все отзывы с поиском и фильтром по дате
  • Либо открой конкретную выдачу — отзыв отображается в карточке выдачи

2.9 Выгрузить отчёты (CSV)

На страницах «Ноутбуки», «Выдачи», «Отзывы» есть кнопка «Экспорт CSV».

  • Ноутбуки: весь каталог со статусами
  • Выдачи: за выбранный период (параметры from/to в URL)
  • Отзывы: за выбранный период

Файлы в UTF-8 с BOM — корректно открываются в Excel, Numbers, Google Sheets без кракозябр.

3. Дашборд

При входе сразу попадёшь сюда. Слева направо / сверху вниз:

  • «Доступно для выдачи: N» — зелёная карточка, клик открывает список доступных
  • «Статусы ноутбуков» — 7 плиток со счётчиками: Доступен / Выдан / Ожидает отзыва / Возвращён / На проверке / Требует ремонта / Готов к выдаче. Клик открывает отфильтрованный список
  • «Просрочки» — красная секция с просроченными возвратами
  • «Ближайшие возвраты (14 дней)» — выдачи с приближающимся возвратом
  • «Последние отзывы» — 5 последних отзывов со звёздами и комментариями

4. Статусы ноутбуков

Статус Цвет Когда выставляется
Доступен зелёный Новый ноутбук в каталоге
Выдан / На тесте синий При создании выдачи (автоматически)
Ожидает отзыва оранжевый Дата возврата прошла, отзыва нет (автоматически, раз в день)
Возвращён серый При оформлении возврата (автоматически)
На проверке жёлтый Менеджер ставит вручную после возврата
Требует ремонта красный Обнаружены повреждения
Готов к выдаче зелёный с рамкой Проверен и допущен к повторной выдаче

Между любыми статусами можно переходить вручную — для нестандартных ситуаций.

5. Автоматические письма

Система отправляет пять типов писем через Resend:

Событие Кому Язык Когда
Выдача создана Партнёру EN Сразу
Напоминание об отзыве Партнёру EN За 3 дня до возврата, если отзыва нет
Напоминание о возврате Менеджеру RU За 3 дня до возврата
Просрочка Менеджеру + Админу RU Ежедневно, если возврат просрочен
Новый отзыв Админу RU Сразу после отправки отзыва

Отправитель сейчас — noreply@mimastudio.ru (временно, пока домен teamone.marketing не подтверждён в Resend).

6. Частые вопросы

Партнёр говорит, что ссылка не работает. Открой выдачу → «Перевыпустить ссылку» → партнёр получит новое письмо. Старая ссылка сразу перестаёт работать.

Ноутбук не показывается в списке при создании выдачи. Для выдачи доступны только ноутбуки в статусе «Доступен» или «Готов к выдаче». Если нужного нет — проверь статус ноутбука на карточке и поменяй вручную.

Не могу архивировать ноутбук. Архив блокируется, если у ноутбука есть активная выдача (партнёр ещё не вернул устройство). Дождись возврата, затем архивируй.

Хочу дать доступ новому сотруднику. Меню «Пользователи» → «+ Добавить» (только администратор). Для команды используем две роли: Admin (руководитель) и Manager (операционист). Партнёров в пользователей не заводим.

Партнёр хочет изменить отзыв. В v1.0 это не предусмотрено. Перевыпусти ссылку — это создаст новый токен, и партнёр сможет отправить новый отзыв (старый будет перезаписан в истории).

7. Куда смотреть в проблемных случаях

  • Сайт не открывается: проверь uptime-kuma (http://mediascope:3001), проверь systemctl status laptop-tracking на mediascope.
  • Партнёр не получил письмо: открой в системе выдачу → смотри в логе Resend (https://resend.com/emails) по email партнёра.
  • Пароль забыл: попроси администратора сбросить через «Пользователи» → «Сбросить пароль» (или себя самого — через /account, если помнишь старый).

Техническая документация:

  • SPEC.md — модель данных, статусы, email-шаблоны
  • ARCHITECTURE.md — стек, файловая структура
  • DEPLOY.md — инфраструктура, деплой
  • BRAND.md — дизайн-токены